Arsip sangat berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan. Arsip mempunyai ciri khusus diantaranya arsip harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, informasinya utuh, dan berdasarkan asas asal usul dan aturan asli.
SMAN 2 Wonosari dalam hal menciptakan dan mewujudkan arsip yang dapat berfungsi untuk menunjang terselenggaranya kegiatan pendidikan telah berusaha mewujudkan pengelolaan arsip sesuai dengan kaidah kearsipan dimulai dengan kegiatan “Membangun TerAs (Tertib Arsip)”.
Kegiatan membangun TerAs telah dimulai sejak tahun 2019 dengan dilaksanakannya kegiatan penyusutan arsip sampai dengan terbitnya persetujuan pemusnahan arsip dari Gubernur DIY nomor 043/17351 tanggal 23 Desember 2019. Setelah kegiatan penyusutan arsip yang pertama kali tersebut, SMAN 2 Wonosari membangun ruang central/gedung arsip dengan tujuan arsip sekolah dapat terpusat, terpelihara, dan terkelola sesuai dengan kaidah kearsipan. Secara bertahap arsip terkumpul dan terkelola sesuai dengan kelompok bidangnya (arsip ketatausahaan dan 4 bidang wakil kepala sekolah).
Sebagai komitmen bersama semua warga sekolah, tahun 2024 dilaksanakan kembali penyusutan arsip yang kedua sesuai dengan pedoman kearsipan (jadwal retensi arsip).
Adapun kondisi saat ini ruang central/gedung arsip sudah memiliki :
- Almari Roll O Pack
- Filing cabinet
- CCTV 2 unit / 2 sisi
- Komputer PC sebagai data pangkal
- Ruangan bersih, bebas dari debu, air, dan hewan (serangga dll)
- AC dan Kipas Angin
- Pintu Besi (bagian luar) dan Pintu Kaca (bagian dalam)
- Sendal khusus dalam ruangan
- Mesin Scanner
- Pemadam Kebakaran
- Lampu yang memadai
- Dehumifier (pengatur kelembapan)
- Tangga Arsip
Tentunya masih banyak yang harus dilakukan SMAN 2 Wonosari untuk mewujudkan kegiatan TerAs (tertib arsip) secara continue dengan dukungan sumberdaya dan kerjasama dari semua warga sekolah.